Menu

จัดระเบียบข้อมูลลูกค้า ทำ Data Cleansing ด้วยสูตร Excel สั้น ๆ ง่าย ๆ งานไวขึ้นเท่าตัว !

เคยเจอปัญหานี้กันไหมฮะ ? ได้ข้อมูลลูกค้ามาจากการกรอกหน้าเว็บ หรือจากการขายหน้าบูธ แล้วชื่อมีเว้นวรรคเกินบ้าง พิมพ์ตัวเล็กบ้างใหญ่บ้าง ทำให้ข้อมูลไม่เป็นระเบียบและไม่สะดวกในการเอาไปใช้งานต่อ

Data Cleansing ที่เป็นกระบวนการในการแก้ไข ลบ หรือจัดเรียงข้อมูลที่เสียหาย ไม่ถูกต้อง ซ้ำซ้อน ไม่เป็นระเบียบ ให้เป็นข้อมูลที่พร้อมสำหรับการใช้งาน จึงเป็นขั้นตอนสำคัญของนักดูแลข้อมูล เพราะถ้าแม้แต่ข้อมูลตั้งต้นยังแย่ สภาพ Report ที่ออกมาก็คงจะไม่ดีเท่าไหร่

วันนี้ DATAHOLIC จะพามาดูเทคนิคการทำ Data Cleansing ง่าย ๆ ให้กับข้อมูลชื่อลูกค้า ด้วย Microsoft Excel ที่ใครเป็นมือใหม่ Excel ก็ทำตามได้ง่าย ๆ แค่ไม่กี่คลิก ! ใครต้องเจอกับปัญหาข้อมูลรกแบบนี้บ่อย ๆ แชร์เก็บไว้เลยฮะ ! โฮ โฮ โฮ โฮ ~


ลบเว้นวรรคเกินหน้า-หลังข้อความ ด้วยคำสั่ง ‘TRIM’

สี่ตีนยังรู้พลาด นักปราชญ์ยังรู้พลั้ง เรื่องง่าย ๆ อย่างการพิมพ์เว้นวรรคให้ถูกต้องบางครั้งก็ยังมีจุดผิดพลาดหลุดมาบ้าง

ใครเคยเจอเว้นวรรคเกินมาด้านหน้า-หลังประโยค สามารถใช้สูตร “TRIM” ตามด้วยเซลล์ที่ต้องการตัดเว้นวรรคเกินออกได้เลยฮะ


จัดตัวอักษรแรกให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ด้วยคำสั่ง ‘PROPER’

ไม่ใช่แค่ข้อมูลจากการกรอกของลูกค้าหน้าเว็บเท่านั้น แต่บางครั้งเพื่อนร่วมงานในบริษัทเองก็เกิดความลังเลใจตอนจะกรอกชื่อตัวเองหรือของลูกค้าว่า “ต้องตัวพิมพ์ใหญ่นำหน้าไหมนะ” หรือ “เขียนอีเมลด้วยตัวพิมพ์เล็กหมดเลยดีกว่ารึเปล่า” สุดท้ายต่างคนก็ต่างคิดและเขียนไปในทางของตัวเอง

เพื่อแก้ปัญหานี้ เพื่อน ๆ สามารถใช้สูตร “PROPER” ตามด้วยเซลล์ที่ต้องการจัดให้ตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่แบบนี้ได้เลยฮะ


แยกคอลัมน์ ชื่อ-นามสกุล ออกจากกัน ด้วยเครื่องมือ ‘Text to Columns’

บางธุรกิจอาจจะขอข้อมูลชื่อ-นามสกุลลูกค้าโดยให้กรอกฟอร์มในช่องเดียวกันได้เลย แต่บางธุรกิจที่อาจจะต้องการความเฉพาะเจาะจงเรื่องชื่อเป็นพิเศษ เช่น สายการบิน โรงแรม ฯลฯ การแยกคอลัมน์ชื่อและนามสกุลออกจากกันอาจสะดวกในการหยิบข้อมูลมาใช้มากกว่า

แต่หลายครั้งที่คนทำแบบฟอร์มกับคนใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มอยู่คนละทีมกันแล้วไม่ทราบความต้องการในการเก็บ-ใช้ข้อมูลของอีกฝ่าย เพื่อน ๆ สามารถใช้เครื่องมือ “Text to Columns” บนแถบเมนู ‘Data’ ด้านบนของ Excel ได้ แบบนี้เลยครับ

คลุมข้อมูลชื่อ-นามสกุลที่ต้องการแยกจากกัน >> เข้าเมนู Data >> เลือกเครื่องมือ Text to Columns >> เลือก Delimited >> กด Next >>  เลือก Space หรือเครื่องหมายอื่น ๆ ที่อยู่คั่นกลางชื่อ-นามสกุล >> กด Finish

เราก็จะได้ข้อมูลที่เรียงสวยแบบนี้เลยฮะ !


สอน Excel ให้รวม ชื่อเมือง-ประเทศ อยู่ในคอลัมน์เดียวกันแค่ Ctrl+E

รู้วิธีการแยกคอลัมน์กันไปแล้ว คราวนี้ถ้าอยากจะรวมข้อมูลของ 2 คอลัมน์เขาด้วยกันล่ะจะทำยังไงได้บ้าง ?

ขอยกตัวอย่างข้อมูล City และ Country ที่ถ้าเราอยากจะให้ 2 ข้อมูลนี้มาอยู่ในเซลล์เดียวกัน ก็สามารถสอน Excel ได้ง่าย ๆ ด้วยการเขียนเป็นตัวอย่างที่คอลัมน์ข้าง ๆ ฮะ อยากรวมให้ได้เป็น Format ไหนก็เขียนบอกไปเลย

แอดขอยกตัวอย่างรวมข้อมูล ‘City’ และ ‘Country’ ให้เป็น Format ‘City, Country’ หลังจากนั้น Enter แล้วให้กด Ctrl+E เพื่อคัดลอก Format นั้นกับทุกเซลล์ในคอลัมน์

เราก็จะได้การรวมข้อมูลของ 2 คอลัมน์ ที่อยู่ใน Format เดียวกันด้วยวิธีง่าย ๆ แบบนี้เลยฮะ ! อ่ะโฮ ~


ไม่อยากเชื่อก็ต้องเชื่อ วิธี Data Cleansing ด้วย Excel ที่แอดเอามาฝากในวันนี้ทำตามได้ง่าย ทำตามได้จริงจริง ๆ ฮะ อ่ะโฮ ~ หวังว่าใครที่เคยต้องปวดหัวกับการแก้ข้อมูลที่ละเซลล์จะหยิบเอาเทคนิคนี้ไปช่วยในงานได้ไม่มากก็น้อยนะฮะ

ใครมีเทคนิคการใช้ Excel เจ๋ง ๆ อีก เอามาแชร์ให้แอดกับเพื่อน ๆ กันได้นะฮะ ~

Author

RELATED ARTICLES

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • Always Active

Save